Informatie over investeringen/vervanging/aanschaf/eigen gebruik
Investeren en vervangen van materialen om optimaal te kunnen presteren.
Als bestuur vinden we het belangrijk dat we blijven investeren in materialen en tijdig zaken vervangen waar nodig. Dit zodat we allemaal onze vrijwilligerstaken goed kunnen uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan sportattributen, maar ook aan een dweil die er wel heel sneu uit ziet. Of een ballenpomp die net niet meer doet wat we willen.
Veel van onze materialen zijn in beeld bij diverse personen en daar kennen we de staat van. Maar mocht je zaken signaleren, vindt je dat iets wel eens vervangen mag worden of heb je ideeën over dingen dan vinden we het heel fijn als je die benoemd. Dit kan bijvoorbeeld via de commissie waar je in zit, richting desbetreffend bestuurslid of door de penningmeester te contacteren. Uiteraard schaffen we zaken weloverwogen en kostenbewust aan. Ook vragen we alle commissies om voor de start van het nieuwe jaar na te denken over (vervangings-) investeringen en daarvoor een begroting in te dienen. Het voordeel daarvan is dat we niet per incident iets hoeven te bespreken en je als commissie weet je waar je aan toe bent. Als voorbeeld: de facilitaire commissie heeft een budget waarbinnen ze o.a. ballen kunnen vervangen. Dit o.b.v. van ervaringen uit eerdere seizoenen.
Aanschaffen van materialen:
Het kan zijn dat je voor je werkzaamheden iets moet aanschaffen voor de club. We willen je vragen (lees: verplichten) om dit altijd in overleg te doen met een bestuurslid. Zeker bij grote uitgaven die niet reeds op de begroting staan (en al akkoord) waren moet dit. Als de aankoop akkoord is kan deze besteld worden en zelf voorgeschoten worden, waarna de factuur naar de penningmeester gestuurd moet worden en deze er zorg voor draagt dat de gemaakte kosten aan jou worden overgemaakt. De aanschaf kan natuurlijk ook direct via de penningmeester worden gedaan. Hiermee voorkom je dat je (grote) bedragen zelf moet voorschieten en je maakt het leven van de penningmeester ook nog eens aangenamer. Strikt juridisch is het zelfs zo dat alleen bestuursleden van s.v. Enkhuizen overeenkomsten kunnen en mogen aangaan met winkels en ondernemingen voor het aanschaffen van artikelen/producten. Mede hierom is het ook belangrijk dat de tenaamstelling op facturen van aankopen gezet wordt op s.v. Enkhuizen. Dit om belastingtechnische, maar ook garantie- en verzekeringstechnische redenen.
Natuurlijk geldt voorstaande niet voor zaken die je in de supermarkt of plaatselijke winkel koopt. Hierbij geldt dat je deze het beste zelf kan voorschieten, waarbij de penningmeester (na het overleggen van de bonnetjes) deze aan je overmaakt.
Heb je vragen rondom één van de onderwerpen…schroom dan niet om contact op te nemen met de Penningmeester [email protected]
Consumpties van de club “eigen gebruik”
Hoe werkt het ook alweer? We zijn heel erg blij dat zoveel mensen in een vaste vrijwilligersfunctie iets doen voor de vereniging en daarbij heel wat uren rondlopen bij en op de vereniging. Dan is het uiteraard helemaal niet erg dat je iets “gebruikt” van de vereniging. Maar voor de (financiële) inzichtelijkheid hebben wij liever wel dat jullie aanslaan wat jullie als vrijwilligers gebruiken uit de kantine. Koffie & Thee hoeft niet aangeslagen op de kassa als je dit pakt in bijvoorbeeld het wedstrijdsecretariaat of als je tijdens een vergadering een potje koffie zet. Van andere items is het belangrijk om wel aan te slaan wat je verbruikt (bier/frisdrank, etc). Wegboeken op de kassa onder eigen gebruik noemen we dat. Weet je niet hoe dit moet? vraag het dan eens aan iemand achter de bar. We willen graag dat het aangeslagen wordt zodat we inzicht hebben in de marge van de kantine. Alle inkomsten minus alle inkopen geeft de marge weer. En dat geeft inzicht in derving, prijspeil etc.
We merken ook wel eens dat er verschillend gedacht wordt over wat normaal gevonden wordt t.a.v. het consumeren "op kosten van" de vereniging. Een onderwerp wat niet weg te denken is binnen de vereniging en waar sommigen het liefst strikte regels voor zien, maar waar ook niet altijd eenzelfde beleving bij is over wat dan precies normaal is. Een paar kopjes koffie of een frisje tijdens een commissievergadering is natuurlijk geen enkel probleem. Een bardienst van 3 uur draaien en hierbij 5 consumpties nuttigen, vinden wij dan weer wat teveel van het goede. En waar de ene vrijwilliger wat broodjes van thuis mee neemt… vindt een ander dat er wel een AA’tje en broodje bal vanaf kan😊.
Het bestuur is van mening dat er vooral iets moet kunnen, maar dan wel in lijn met de werkzaamheden/uren-inzet. Mocht je iets willen eten omdat je de hele ochtend actief bent of langer blijft omdat het zo uitkomt, dan kan dat natuurlijk. Het is ook niet erg om het even te vragen/te melden aan een bestuurslid (als deze aanwezig is). Zit je nog even gezellig na aansluitend aan een evenement, toernooi of cursusavond, dan kan er uiteraard een rondje van de club vanaf voor de betrokkenen. Dat is geen enkel probleem! Sla hem aan op de kassa en het is ok!
Bij toernooien en evenementen willen we het liefst afspraken maken met de organisatoren om de vrijwilligers van die dag/avond ook muntjes te geven. Dat werkt het beste en weet iedereen waar hij/zij aan toe is. Achter de bar is het voor de vrijwilligers ook niet altijd duidelijk wie een vrijwilliger (in functie) is en door het werken met een muntensysteem op zo'n drukke dag wordt dit makkelijker te reguleren.
